Phần mềm SGIS Hospital Manager có tính năng sắp xếp thứ tự thuốc, vật tư… xuất ra khỏi kho theo tiêu chí nào đó hay không hay chỉ xuất theo ngẫu nhiên?

Trả lời: Tự động sắp xếp thứ tự ưu tiên theo yêu cầu của người dùng!

Cụ thể, phần mềm SGIS Hospital Manager cung cấp cho người dùng giao diện để chọn thứ tự ưu tiên cho việc xuất sản phẩm (thuốc, vật tư…) ra khỏi kho. Các tiêu chí đó bao gồm: giá, thời hạn sử dụng. Hình vẽ 1 dưới đây là ảnh minh họa về giao diện đó.

Hình vẽ 1. Giao diện để người dùng chọn tiêu chí sắp xếp thứ tự ưu tiên khi xuất thuốc, vật tư ra khỏi kho

Nếu người dùng không tự nhập yêu cầu về thứ tự ưu tiên xuất sản phẩm ra khỏi kho, hệ thống SGIS Hospital Manager mặc định tiêu chí để sắp xếp thứ tự ưu tiên là hạn sử dụng còn lại của sản phẩm: gần hết hạn xuất trước.

Dù là tiêu chí nào, phần mềm cũng sẽ làm việc như sau: Cùng một loại sản phẩm nhưng mức độ đáp ứng tiêu chí xuất khác nhau, ví dụ như có hạn sử dụng khác nhau vì thuộc các lô khác nhau khi nhập về bệnh viện và tiêu chí ưu tiên là hạn sử dụng sắp hết, phần mềm sẽ lấy số lượng mà người dùng cần trong số sản phẩm còn trong kho được ưu tiên xuất trước, nếu chưa đủ nó sẽ lấy tiếp trong số được xếp hàng tiếp sau đó, cứ như vậy cho đến khi đủ số lượng cần xuất.

Quy trình hoạt động này được phần mềm áp dụng cho các trường hợp: kê đơn thuốc,  vật tư; kho cấp dưới, tủ trực lập phiếu đề nghị kho cấp trên cung cấp sản phẩm; xuất thuốc ra khỏi bệnh viện đi chống dịch hay thực hiện công việc nào đấy. Đối với một số hoạt động khác như: kho cấp dưới lập phiếu trả thuốc lại kho cấp trên; lập phiếu hủy thuốc do quá hạn, hỏng, mất thì chọn loại sản phẩm nào thuộc lô nào là do người dùng (thủ kho) quyết định.

Dưới đây là ví dụ minh họa cho quy trình tự động sắp xếp thứ tự ưu tiên xuất thuốc ra khỏi kho theo hạn sử dụng gần nhất. Ví dụ không có ý nghĩa về chuyên môn y học mà chỉ có mục đích minh họa cho khả năng làm việc của phần mềm.

Trên hình vẽ 2 là bảng hiện trạng thuốc có trong kho Cấp lẻ ngoại trú của Trung tâm Y tế Phú Lộc trước thời điểm bác sỹ kê đơn lấy một số lượng lớn thuốc Aciclovir 200mg và Cồn xoa bóp Jamda cho một bệnh nhân. Aciclovir 200mg tại thời điểm truy vấn còn với tổng số lượng khả dụng (số lượng mà bác sỹ có thể kê, kho khác có thể lấy…) là 2085 viên, gồm thuốc từ 3 đợt nhập có hạn sử dụng khác nhau, còn Cồn xoa bóp Jamda có tổng số lượng khả dụng là 238 chai, thuộc vào 4 đợt nhập có hạn sử dụng khác nhau. 

Hình vẽ 2a. Số lượng khả dụng (số lượng bác sỹ có thể kê) Aciclovir 200mg còn trong Kho cấp lẻ ngoại trú trước thời điểm bác sỹ kê đơn cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm

Hình vẽ 2b. Số lượng khả dụng Cồn xoa bóp Jamda còn trong Kho cấp lẻ ngoại trú trước thời điểm bác sỹ kê đơn cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm

Bác sỹ kê đơn cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm, lấy thuốc từ kho Cấp lẻ ngoại trú (xem hình vẽ 3). Nếu để ý, ta thấy trên giao diện kê đơn số lượng Cồn xoa bóp Jamda chỉ chiếm một dòng trong bảng danh mục của kho với số lượng là 238 chai, đúng bằng tổng số lượng mà ta nhìn thấy trong báo cáo hiện trạng của kho với 4 dòng khác nhau. Cách trình bày như vậy mô phỏng đúng hoạt động kê đơn của bác sỹ: Bác sỹ chỉ quan tâm đến tổng số lượng loại thuốc đang cần và còn hạn sử dụng, còn nó gồm những lô nhập, mấy loại giá, mấy loại hạn sử dụng thì không quan trọng.

(Chú ý! Đây là ví dụ minh họa về việc phần mềm tự động chọn thuốc theo thứ tự ưu tiên là gần hết hạn trước được chọn trước, để cho ví dụ không bị nhiễu này, cần phải có điều kiện là từ lúc ta lập bảng thống kê hiện trạng kho cho đến lúc bác sỹ kê xong đơn cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm hai loại thuốc mà ta cần, chúng không bị bác sỹ khác kê hay kho nào đấy lập phiếu đặt hàng).

Đơn kê cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm gồm 80 viên Aciclovir 200mg và 80 chai Cồn xoa bóp Jamda. Trên hình vẽ 3 là kết quả bác sỹ chọn thuốc và nhập số lượng cùng các thông tin cần thiết khác. Sau khi nhập xong thông tin, bác sỹ bấm phím “Chấp nhận” trên giao diện để cập nhật kết quả kê đơn của mình vào cơ sở dữ liệu.

Hình vẽ 3. Bác sỹ chọn thuốc để kê đơn cho bệnh nhân

Trên hình vẽ 4 là kết quả làm việc của phần mềm. Số lượng 85 viên Aciclovir 200mg với hạn sử dụng gần nhất là 02/8/2021 có trong kho lớn hơn số lượng cần là 80 viên cho nên phần mềm trích lấy 80 viên từ 85 viên đó. Trong khi đó 16 chai Cồn xoa bóp Jamda với hạn sử dụng gần nhất là 02/12/2021 còn trong kho nhỏ hơn số lượng cần 80 chai, do đó phần mềm phải lấy thêm ở nhóm có hạn sử dụng tiếp sau đó là 48 chai, vẫn chưa đủ tổng số 80 chai nên nó lấy tiếp ở lô cuối cùng phải 16 chai nữa mới đủ số lượng kê trong đơn.

Hình vẽ 4. Kết quả kê đơn sau khi bác sỹ cập nhật vào cơ sở dữ liệu – với Cồn xoa bóp Jamda được kê phần mềm góp tuần tự từ loại có hạn sử dụng gần nhất đến loại có hạn sử dụng xa hơn cho đến lúc đủ số lượng 80 chai

Bây giờ ta xem lại số liệu hiện trạng của Kho cấp lẻ ngoại. Trên hình vẽ 5 là số lượng khả dụng Aciclovir 200mg của kho sau khi bác sỹ kê đơn cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm. Phần mềm đã lấy đúng 80 viên từ 85 viên thuộc lô có hạn sử dụng gần nhất.

Hình vẽ 5. Số lượng khả dụng Aciclovir 200mg của Kho cấp lẻ ngoại còn lại sau khi bác sỹ kê đơn cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm. 

Trên hình vẽ 6 là số lượng khả dụng Cồn xoa bóp Jamda của Kho cấp lẻ ngoại sau khi bác sỹ kê đơn cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm. Phần mềm lấy hết 16 chai có hạn sử dụng là 02/12/2021, lấy tiếp 48 chai có hạn sử dụng 25/12/2021, vẫn chưa đủ và nó lấy tiếp 16 chai từ 174 chai hạn sử dụng là 10/1/2022 để đủ cơ số 80 chai cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm. Số còn lại 158 chai là số còn hạn sử dụng nhiều nhất trong tất cả các lô.

Hình vẽ 6. Số lượng khả dụng Cồn xoa bóp Jamda của Kho cấp lẻ ngoại còn lại sau khi bác sỹ kê đơn cho bệnh nhân Dương Hoàng Thêm.