Hiện chúng tôi đang tìm hiểu các phần mềm quản lý bệnh viện khác nhau để tìm phần mềm thay thế phần mềm đang sử dụng vì nó có nhiều bất cập và bất cập lớn nhất là nó không thể quản lý được hệ thống kho. Chúng tôi đã tìm hiểu khá nhiều phần mềm và chưa tìm được phần mềm nào đáp ứng được yêu cầu quản lý được hệ thống kho một cách chặt chẽ, chính xác. Công ty SGIS có thể cho biết về khả năng quản lý kho của phần mềm SGIS Hospital Manager và những tính năng vượt trội của nó trong lĩnh vực này?

Trả lời: Quản lý kho, hệ thống kho chặt chẽ, chính xác là một trong những tính năng vượt trội của phần mềm SGIS Hospital Manager so với các phần mềm tương tự khác. Nếu bạn cần một phần mềm quản lý bệnh viện, trong đó quản lý hệ thống kho là một mảng không thể tách rời, quản lý sao cho số liệu trong cơ sở dữ liệu của phần mềm phản ánh chính xác số lượng sản phẩm trong mỗi kho theo thời gian thực thì phần mềm SGIS Hospital Manager chính là cái bạn cần.

Viết phần mềm quản lý một hệ thống kho, ví dụ như hệ thống kho của một cửa hàng hay chuỗi cửa hàng bán buôn, bán lẻ, của một siêu thị, của một cảng biển, cảng hàng không… không phải là một bài toán quá phức tạp, nhưng quản lý hệ thống kho dược trong một tổng thể hệ thống quy trình nghiệp vụ khám, chữa bệnh lại là chuyện khác. Quản lý kho trong trường hợp này không chỉ là xuất, nhập kho, mà quản lý kho ở đây bao gồm cả việc quản lý việc kê đơn trực tuyến, theo thời gian thực của hàng trăm bác sỹ sao cho đơn đã được kê thì kho phải có thuốc phát cho bệnh nhân, số lượng các loại thuốc khác nhau mà bác sỹ tương tác ở trên màn hình phần mềm phản ánh đúng với số lượng thuốc có trong kho tại thời truy vấn, sao cho báo cáo nhập, xuất tồn, báo cáo kiểm kê phản ánh đúng kết quả hoạt động của kho... Để đáp ứng được yêu cầu này, thuật toán giúp cho phần mềm mô phỏng được quy trình hoạt động của cả hệ thống kho trong bệnh viện còn phức tạp hơn cả thuật toán quản lý hệ thống ngân hàng. Đây là lý do vì sao hiện nay hầu hết các phần mềm quản lý bệnh viện đều không quản lý được hệ thống kho của bệnh viện theo đúng nghĩa và phần mềm SGIS Hospital Manager là một trong số ít, nếu không muốn nói là duy nhất, đáp ứng được yêu cầu đó.

Các tính năng đặc trưng của phần mềm SGIS Hospital Manager trong việc quản lý hệ thống kho có thể kể đến:

  • Quản lý một cách thống nhất toàn bộ hệ thống kho, bao gồm: các kho thuốc, vật tư, hóa chất… của bệnh viện, các tủ trực của các khoa, tất cả các kho của các đơn vị trực thuộc (ví dụ, kho của các phòng khám đa khoa khu vực, kho của các trạm y tế trực thuộc bệnh viện), xưởng sao chế, bào chế thuốc y học cổ truyền, cửa hàng bán thuốc, nếu có.

Quyền của các kho, quan hệ qua lại giữa các kho, giữa kho và các khoa… mang tính mở, được khai báo, mô tả trong phần mềm nhằm đạt được mục tiêu là mô phỏng đúng quyền các kho và mối quan hệ giữa các kho với nhau, giữa các kho với các khoa trong từng bệnh viện cụ thể mà phần mềm được ứng dụng. Để được như vậy, người dùng tạo lập các kho, tủ trực, xưởng sao chế, bào chế, cửa hàng thuốc trong cơ sở dữ liệu, khai báo thông tin về quyền và quan hệ giữa chúng là đủ. Các thông tin cần khai báo bao gồm: kho nào quản lý những loại sản phẩm nào (thuốc, vật tư, hóa chất, máu), kho nào được nhập thuốc từ ngoài vào, kho nào cấp thuốc cho kho nào, khoa nào được kê đơn từ những kho nào, kho nào được nhập thuốc sống y học cổ truyền và cấp thuốc sống cho xưởng sao chế nào, kho nào được nhận thuốc chín y học cổ truyền từ xưởng sao chế nào, xưởng nào có nhiệm vụ bào chế thuốc, nhận nguyên liệu từ đâu, xuất sản phẩm về đâu…

Phần mềm căn cứ vào các thông tin khai báo trên và quyền được cấp của các tài khoản (thủ kho, bác sỹ…) để cấp giao diện phù hợp cho mỗi tài khoản người dùng sử dụng phần mềm, mô phỏng các luồng đi của thuốc, vật tư từ ngoài vào bệnh viện, từ kho này đến kho kia, từ kho đến khoa, từ bệnh viện ra ngoài (ví dụ như trả lại thuốc cho nhà cung cấp, xuất thuốc đi chống dịch, bán thuốc cho khách hàng vãng lai...) đúng với những gì diễn ra trong thực tế hoạt động của bệnh viện.

  • Quản lý thuốc, vật tư, hóa chất… trong hệ thống kho chính xác theo thời gian thực: số lượng thuốc, vật tư, hóa chất mà người quản lý kho, bác sỹ kê đơn, nhân viên dược phát thuốc nhìn thấy trên giao diện phần mềm trong quá trình làm việc phản ánh đúng số lượng mỗi loại có trong kho tại thời điểm truy vấn, số lượng mà người dùng có thể lập phiếu đăng ký, kê đơn… Bác sỹ đã kê đơn thì kho có thuốc phát cho bệnh nhân, kho cấp dưới đã lập phiếu đề nghị kho cấp trên cung cấp thuốc thì kho cấp trên chắc chắn đủ thuốc để cấp, kho cấp dưới lập phiếu trả thuốc cho kho cấp trên thì kho cấp dưới chắc chắn đủ thuốc để trả cho kho cấp trên… Người dùng không thể kê đơn, lập phiếu với loại thuốc nào đấy chỉ khi kho đã hết loại thuốc đó hoặc thuốc trong kho đã được đăng ký hết.
  • Cho phép người dùng khai báo một cách dễ dàng, đơn giản thông tin liên quan đến quy định thanh toán BHYT theo tỷ lệ cố định cho bệnh nhân đối với một số vật tư, thuốc theo Thông tư 04/2017/TT-BYT và Thông tư 30/2018/TT-BYT, làm căn cứ để phần mềm tự động nhận biết trường hợp bệnh nhân được thanh toán BHYT và tỷ lệ thanh toán tương ứng lúc tính viện phí.
  • Cho phép người dùng tạo lập các xưởng sao chế thuốc y học cổ truyền trong cơ sở dữ liệu, phân chia các công đoạn sao chế giữa các xưởng cho trường hợp bệnh viện có dây chuyền gồm nhiều xưởng sao chế, mỗi xưởng thực hiện một vài công đoạn trong sơ chế, phức chế hoặc cho trường hợp chỉ có một xưởng thực hiện tất cả các công đoạn, trên cơ sở đó phần mềm tự động tính khối lượng và giá sản phẩm đầu ra cho từng đợt sao chế, từng công đoạn sao chế và toàn bộ quá trình sao chế.
  • Cho phép người dùng tạo lập các xưởng chế biến, bào chế thuốc đông y trong cơ sở dữ liệu, lập công thức quy định thành phần, tỷ lệ đầu vào cho từng chế phẩm, trên cơ sở đó phần mềm tự động tính khối lượng thành phẩm và giá sản phẩm đầu ra cho từng đợt bào chế.
  • Cho phép người dùng phân bổ tỷ lệ hao hụt 2% thuốc y học cổ truyền vì lý do quản lý, lưu giữ, cân chia giữa các kho có tham gia dây chuyền lưu giữ thuốc: kho nào được tính hao hụt và được tính bao nhiêu trong số 2% chung của cả bệnh viện.
  • Cung cấp cho người dùng nhiều loại báo cáo thống kê, tổng hợp khác nhau, trong đó, ngoài các báo cáo theo quy định chung về quản lý kho như báo cáo nhập, xuất tồn, báo cáo xuất kho, báo cáo nhập kho… còn có các báo cáo phục vụ công tác quản lý nội bộ, lập kế hoạch sử dụng thuốc, vật tư như: cảnh báo về thuốc, vật tư sắp hết hạn sử dụng, báo cáo thống kê lượng thuốc các loại thuộc diện đã phát cho bệnh nhân nhưng chưa thanh toán, báo cáo thống kê số lượng mỗi loại được xuất ra khỏi hệ thống kho trong một khoảng thời gian nhất định do người dùng chọn…
  • Tổ chức nhập số liệu kiểm kê rất tiện lợi cho người kiểm kê, so sánh số liệu kiểm kê thực tế với số liệu kiểm kê do phần mềm tính, ghi nhận sai lệch nếu có.

Các tính năng vượt trội này của hệ thống SGIS Hospital Manager chúng tôi đã hoặc sẽ trình bày chi tiết hơn và có ví dụ minh họa khi trả lời các câu hỏi cụ thể liên quan trong các phần nói về quản lý kho và kê đơn cho bệnh nhân.