Phần mềm chúng tôi đang dùng xử lý việc kiểm kê kho rất không tiện cho người dùng. Mỗi lần kiểm kê, phần mềm đòi hỏi số liệu kiểm kê phải nhập xong trong ngày kiểm kê. Với những kho nhỏ thì còn có thể thực hiện như vậy, nhưng với kho lớn, số loại sản phẩm nhiều, yêu cầu này làm cho đội ngũ cán bộ kho rất vất vả và dễ dẫn đến sai sót. Phần mềm SGIS Hospital Manager tổ chức nhập số liệu kiểm kê kho như thế nào, có đưa ra yêu cầu giống như thế không?

Trả lời: Cách thức tổ chức cập nhật số liệu kiểm kê kho của phần mềm SGIS Hospital Manager vừa rất tiện lợi cho người dùng, đồng thời lại đảm báo tính chặt chẽ trong việc quản lý kho và hệ thống kho.

Trình tự thực hiện việc kiểm kê và nhập số liệu kiểm kê vào hệ thống SGIS Hospital Manager như sau:

  1. Bộ phận kiểm kê kho định ngày kiểm kê và tiến hành kiểm kê kho như bình thường.
  2. Sau khi kiểm kê, số liệu kiểm kê có thể nhập vào cơ sở dữ liệu lúc nào tùy ý, nhưng nên chọn thời điểm mà cường độ làm việc của bệnh viện thấp, nghĩa là lúc mà luồng dữ liệu ra/vào cơ sở dữ liệu không nhiều, có thể ngày thứ 7 hoặc chủ nhật nào đó sau ngày kiểm kê, hoặc cuối buổi chiều ngày làm việc nào đó nếu số liệu kiểm kê không nhiều.

Ở đây bạn hãy tưởng tượng rằng việc kiểm kê kho của phần mềm cũng tương tự như kiểm kê kho trên thực tế, nghĩa là khi tiếp nhận số liệu kiểm kê, nó phải đóng kho lại trong khoảng 30-60 giây để tiếp nhận số liệu kiểm kê, thực hiện các tính toán cần thiết, kiểm tra lại toàn bộ các phiếu xuất/nhập, sau đó mới mở lại kho cho hệ thống tiếp tục hoạt động. Đó là lý do vì sao nên chọn thời điểm mà cường độ làm việc của bệnh viện thấp để nhập số liệu kiểm kê với mục đích không làm gián đoạn việc kê đơn, phát thuốc…

  1. Để nhập số liệu kiểm kê, hãy kích hoạt giao diện “Nhập số liệu kiểm kê kho”, trong đó chọn tên kho cần kiểm kê, loại sản phẩm cần kiểm kê, nhập ngày kiểm kê và bấm vào phím “Kiểm kê theo số liệu của hệ thống”.

Trên hình vẽ 1 là kết quả tính toán của phần mềm cho kho chính bệnh viện Thể thao Việt Nam, trong đó số liệu tại cột “Số lượng lý thuyết (theo hóa đơn nhập, xuất)” là số lượng kiểm kê của các sản phẩm mà phần mềm tính toán dựa trên số liệu kiểm kê đầu kỳ (cụ thể của kho chính bệnh viện Thể thao Việt Nam ở đây là ngày 31/12/2019 – ngày kiểm kê gần nhất trước đó) và các phiếu xuất, nhập kho từ đầu kỳ - 1/01/2020 đến hết ngày kiểm kê là 31/3/2020, theo thuật ngữ thường dùng thì đây là số liệu kiểm kê theo sổ sách.

Cột “Số lượng kiểm kê thực tế” là nơi người dùng sẽ nhập số lượng đếm được trong kho vào ngày kiểm kê. Về lý thuyết, số lượng đếm được trong kho phải bằng số lượng kiểm kê theo sổ sách của từng sản phẩm tương ứng, do đó phần mềm sao chép sẵn kết quả từ cột “Số lượng lý thuyết (theo hóa đơn nhập, xuất)” vào cột “Số lượng kiểm kê thực tế”, người dùng chỉ cần sửa những dòng nào mà số lượng đếm trong kho không trùng khớp với số lượng tính toán của phần mềm.

Hình vẽ 1. Kết quả kiểm kê do phần mềm tính theo phiếu xuất, nhập, đơn thuốc… lưu trữ trong hệ thống (kiểm kê theo sổ sách)  

4. Nhập số liệu kiểm kê mới. Với cách làm của phần mềm, người quản lý kho mất rất ít thời gian để nhập số liệu kiểm kê        mới bởi vì chỉ nhập những nơi có chênh lệch so với số liệu kiểm kê theo sổ sách.

Khi người dùng nhập số liệu kiểm kê thực tế, phần mềm ngay lập tức ghi nhận chênh lệch giữa số lượng kiểm kê “lý thuyết (theo hóa đơn nhập, xuất)” do phần mềm tính và số lượng thực tế đếm được trong kho (xem hình vẽ 2).

Hình vẽ 2. Phần mềm ghi nhận chênh lệch giữa số lượng kiểm kê “lý thuyết (theo hóa đơn nhập, xuất)” do phần mềm tính và số lượng thực tế đếm được trong kho khi người dùng nhập số liệu kiểm kê ở những dòng có chênh lệch

5. Sau khi sửa xong số liệu kiểm kê thực tế ở những dòng cần thiết, bấm vào phím “Cập nhật” để cập nhật kết quả kiểm kê.     Phần mềm sẽ thực hiện các bước sau:

   a. Kiểm tra tất cả các phiếu xuất, nhập, đơn thuốc… liên quan đến kho được kiểm kê, được lập, được kê từ trước cho đến hết ngày kiểm kê (cụ thể với ví dụ ở đây là ngày 31/3/2020) và chưa được xử lý. Nếu phát hiện có những phiếu, đơn thuốc như vậy, sẽ đưa ra cảnh báo và thông tin cụ thể để người quản lý kho có thể tự mình xử lý hoặc liên hệ với khoa, phòng, kho khác – đơn vị có trách nhiệm xử lý.

Trên hình vẽ 3 và 4 là ví dụ về cảnh báo và thông tin chi tiết liên quan đến cảnh báo.

Hình vẽ 3. Cảnh báo về sự tồn tại các phiếu xuất, nhập, đơn thuốc chưa được xử lý

Hình vẽ 4. Thông tin về các phiếu xuất, nhập, đơn thuốc được cảnh báo

Các đơn vị liên quan phải xử lý xong các phiếu xuất, nhập, đơn kê đang bị treo, cụ thể, nếu là phiếu xuất được lập trước ngày kiểm kê thì phải hoàn tất việc xuất, nếu là phiếu nhập được lập trước ngày kiểm kê thì phải hoàn tất việc nhập, còn nếu là đơn thuốc thì phải hoàn tất việc phát thuốc cho bệnh nhân hoặc phải hủy đơn nếu bệnh nhân không nhận thuốc. Sau khi xử lý xong các phiếu, đơn treo, việc kiểm kê trên phần mềm lại được bắt đầu lại từ bước 3 trên đây.

b. Kiểm tra xem, trong quãng thời gian người dùng đang rà soát, nhập số liệu kiểm kê có xảy ra sự thay đổi kho được ghi nhận với thời điểm thay đổi do người dùng đăng ký là thời điểm trước ngày kiểm kê không (ví dụ có phiếu xuất, phiếu nhập, đơn thuốc, phiếu trả thuốc… trước ngày kiểm kê mà đến bây giờ có người dùng nào đấy mới nhập vào phần mềm). Nếu có trường hợp đó, có nghĩa là số liệu kiểm kê “lý thuyết (theo hóa đơn nhập, xuất)” đã bị thay đổi trong thời gian người quản lý kho đang rà soát số liệu kiểm kê với phần mềm, phần mềm sẽ cảnh báo và việc kiểm kê trên phần mềm lại phải được bắt đầu lại từ bước 3 trên đây.

c. Nếu các bước kiểm tra trên đây được được hoàn tất và phần mềm không phát hiện ra sự bất thường nào, nó bắt đầu quá trình cập nhật số liệu kiểm kê:

  • Khóa dữ liệu kho đang được kiểm kê để tạm dừng việc xuất, nhập.
  • Cập nhật số liệu kiểm kê mới và các chênh lệch, nếu có.
  • Sử dụng số liệu kiểm kê mới và các phiếu xuất, nhập, đơn kê… phát sinh từ sau ngày kiểm kê cho đến thời điểm hiện tại (thời điểm mà số liệu kiểm kê được nhập) để khôi phục lại số liệu hiện trạng của kho.
  • Mở khóa dữ liệu kho.

Việc kiểm kê và nhập số liệu kiểm kê lúc này đã được hoàn tất. Đến lúc này, người quản lý kho, bác sỹ kê đơn, nhân viên các kho khác… sẽ nhìn thấy trên màn hình của mình số liệu hiện trạng mới của kho vừa được nhập xong số liệu kiểm kê.

Với quy trình làm việc như vậy, người quản lý kho không bị áp lực về thời điểm nhập số liệu kiểm kê vào phần mềm, nghĩa là người kiểm kê có thể chọn thời điểm nhập tiện lợi nhất cho mình.

Tất nhiên, nếu khi kiểm kê kho có phát hiện thuốc, vật tư bị mất, bị hỏng thì hoặc là người quản lý kho phải lập phiếu hủy thuốc trên phần mềm, hoặc là phải nhập số liệu kiểm kê sớm để cho số lượng mất, hỏng được trừ ra khỏi kho, nếu không sẽ xảy ra trường hợp số lượng mất, hỏng vẫn được hiển thị lên màn hình của bác sỹ, nhân viên kho… như là chúng đang còn trong kho.