Theo lẽ thông thường, hồ sơ khám, chữa bệnh của bệnh nhân, trong đó có bảng kê viện phí, nếu có thay đổi thì chỉ thay đổi trước khi bệnh nhân làm xong thủ tục thanh toán. Nhưng với bệnh nhân có BHYT, hồ sơ có thể thay đổi vào ngày hôm sau hay sau đó hàng tháng, thậm chí hàng năm khi được BHXH VN giám định và sự thay đổi này dẫn đến việc thay đổi kết quả tính viện phí, lượng tiền mặt mà bệnh nhân cùng chi trả, tự chi trả. Với những phức tạp đó, hầu hết các phần mềm quản lý bệnh viện không quản lý được một cách chính xác lượng tiền mặt thu được từ bệnh nhân. Phần mềm SGIS Hospital Manager xử lý công việc này như thế nào.

Trả lời: Phần mềm SGIS Hospital Manager mô phỏng chính xác hoạt động thu tiền mặt từ bệnh nhân và quản lý chính xác số lượng tiền mặt thu được hàng ngày của bệnh viện.

Trên thực tế, quản lý được một cách chính xác lượng tiền mặt thu được từ bệnh nhân, hỗ trợ thủ quỹ bệnh viện nhanh chóng kiểm tra, xác nhận, tiếp nhận tiền mặt từ các kế toán thu phí mà không phải đếm hồ sơ, làm các phép tính cộng, trừ, nhân, chia, giúp cho bệnh viện quản được lượng tiền đó mà không để thất thoát thực sự là một bài toán không dễ.

Sự phức tạp của công việc này được gây ra không chỉ bởi sự thay đổi hồ sơ của bệnh nhân sau khi bệnh nhân đã thanh toán viện phí như bạn nêu trong câu hỏi, mà còn liên quan đến quá trình thu tiền tạm thu, trả tiền hoàn ứng, khi bệnh nhân buổi sáng nộp tạm thu cho một hay nhiều kế toán thu phí này (nộp nhiều lần trong ngày), buổi chiều hay ngày hôm sau lại làm thủ tục thanh toán, nhận hoàn ứng hoặc nộp thêm cho kế toán thu phí khác.

Ngoài ra, do yêu cầu hoặc được sự cho phép của BHXH VN, có không ít hồ sơ của bệnh nhân ban đầu được đưa vào các báo cáo thống kê, tổng hợp được lập cho thời gian tương ứng với ngày bệnh nhân làm thủ tục thanh toán viện phí, sau khi được thay đổi nội dung lại được đưa vào các báo cáo thống kê, tổng hợp được lập ở một thời điểm khác. Việc này làm cho công tác quản lý tiền mặt thu từ bệnh nhân càng thêm phức tạp.

Cho đến tháng 8/2019, khi có dịp làm việc với thủ quỹ của một số bệnh viện, nhận thấy sự vất vả của họ và đồng thời thấy được sự khó khăn của lãnh đạo các bệnh viện trong việc quản lý, theo dõi, giám sát số lượng tiền mặt thu hàng ngày, hàng tháng, hàng năm từ bệnh nhân, chúng tôi quyết định bắt tay nghiên cứu, thiết kế và xây dựng bổ sung cho hệ thống SGIS Hospital Manager thêm module quản lý tiền mặt thu được từ bệnh nhân cho bệnh viện. Module được xây dựng hoàn chỉnh và bắt đầu được áp dụng vào thực tiễn vào cuối năm 2019.

Module này kết hợp với các module thanh toán viện phí của bệnh nhân khám ngoại trú, điều trị ngoại trú, điều trị nội trú cho phép phần mềm:

  • Mô phỏng chính xác hoạt động thu phí, nộp quỹ tiền mặt thu được từ bệnh nhân với mọi sự phức tạp, rối rắm của hoạt động này như đã nói trên đây.
  • Tính đúng, tính đủ tiền mặt mà mỗi kế toán thu phí (chính xác hơn là mỗi tài khoản người dùng được cấp quyền thu phí) thu được kể từ lần nộp phí trước đó của mình cho đến lần nộp phí tiếp theo và có trách nhiệm phải nộp vào quỹ, cụ thể:

+ Kế toán thu tiền tạm thu của bệnh nhân, tiền tạm thu sẽ được thống kê trong tổng tiền cần nộp. Phần mềm ghi nhận thời điểm kế toán cập nhật tiền tạm thu theo thời gian thực, không chấp nhận thời điểm mà kế toán tự nhập theo ý chủ quan của mình;

+ Kế toán thanh toán viện phí cho bệnh nhân, tiền bệnh nhân thanh toán hay nộp bổ sung hay tiền kế toán hoàn ứng lại cho bệnh nhân sẽ được thống kê trong tổng tiền cần nộp. Phần mềm ghi nhận thời điểm kế toán cập nhật kết quả thanh toán theo thời gian thực, không chấp nhận thời điểm mà kế toán tự nhập theo ý chủ quan của mình;

+ Tiền tạm thu đã nộp quỹ thì kế toán không thể thay đổi, chỉ có thể thu tạm thu thêm từ bệnh nhân, nếu cần, hay đợi bệnh nhân nộp bổ sung hoặc hoàn ứng cho bệnh nhân (nếu bệnh nhân đã tạm nộp nhiều hơn cần thiết) khi thanh toán;

+ Tiền thanh toán của bệnh nhân hoặc hoàn ứng cho bệnh nhân khi thanh toán viện phí, nếu đã được ghi nhận trong tổng tiền mặt nộp quỹ, sẽ không còn có thể thay đổi. Mọi thay đổi hồ sơ khám, chữa bệnh sau khi bệnh nhân đã thanh toán và kết quả thanh toán đã nộp quỹ, chỉ mang tính hình thức, không dẫn đến việc hồi tố kết quả thu tiền mặt đã nộp quỹ. Cách vận hành như thế này của phần mềm hoàn toàn đúng quy định về tài chính và đúng với thực tiễn thanh toán viện phí, nộp quỹ: sau khi kế toán và bệnh nhân đã thống nhất kết quả tính viện phí, đã thanh toán viện phí, tiền thu được đã nộp quỹ, mọi thay đổi sau đó, nếu có, chỉ mang tính đơn phương để đáp ứng một số yêu cầu nào đó, ví dụ như yêu cầu của BHXH VN, mà không thể làm thay đổi số tiền mặt bệnh nhân đã nộp và đã đưa vào quỹ.

+  Bệnh nhân, vì lý do nào đó sau khi ra viện chưa được làm thủ tục thanh toán, sẽ có trong danh chờ thanh toán cho đến khi việc thanh toán được tiến hành và được hoàn tất. Không ai có thể loại bệnh nhân khỏi danh sách chờ thanh toán.

  • Phần mềm ghi nhận chênh lệch giữa số tiền mặt phải nộp của kế toán thu phí và số tiền thực nộp, nếu có chênh lệch vì lý do nào đó, và nguyên nhân gây ra chênh lệch.
  • Diễn giải chính xác luồng tiền nộp viện phí (tạm thu, thanh toán, hoàn ứng) của mỗi bệnh nhân khi cần.
  • Đảm bảo an toàn dữ liệu cho kế toán thu phí nộp quỹ và thủ quỹ nhận tiền: Tiền đã được kiểm, đã nộp quỹ thì người nộp hoặc người nhận không thể thay đổi một cách đơn phương.
  • Thống kê, tổng hợp lượng tiền mặt thu từ bệnh nhân của mỗi kế toán thu phí, của tất cả bệnh viện trong một khoảng thời gian tùy chọn, giúp cho lãnh đạo bệnh viện quản lý, giám sát được hoạt động thu tiền mặt từ bệnh nhân một cách nhanh chóng, tiện lợi.

Hệ thống thuật toán làm cơ sở toán học để xây dựng module nói trên khá phức tạp nên không tiện trình bày ở đây.

 Dưới đây là một số hình ảnh minh họa.

Hình vẽ 1. Chọn thông tin đầu vào làm điều kiện cho việc lập bảng thống kê kết quả thu viện phí

Hình vẽ 2. Kết quả lập bảng thống kê thu viện phí

Hình vẽ 3. Bảng kê chi tiết tiền tạm thu, thanh toán cho một bệnh nhân

Hình vẽ 4. Nhập thông tin để xác nhận kết quả giao-nộp quỹ

Hình vẽ 5. Kết quả giao-nộp quỹ được phần mềm ghi nhận

Lưu ý là trong một ngày, người nộp quỹ (nói chính xác hơn là một tài khoản thu viện phí) có thể nộp quỹ nhiều lần (nhiều kỳ nộp quỹ trong một ngày). Phần mềm tự xác định, đến thời điểm lập bảng thống kê cho kỳ mới thì tiền nào đã nộp và tiền nào chưa nộp để lập bảng.

Hình vẽ 6. Chọn kỳ nộp quỹ để xem lại kết quả nộp quỹ

Hình vẽ 7. Thông tin giao-nộp quỹ của kỳ được chọn

Hình vẽ 8. Kết quả tổng hợp số lượng tiền thu từ bệnh nhân và nộp vào quỹ bệnh viện từ 20/10/2019 đến thời điểm lập bảng là 14 giờ 06 phút ngày 29/10/2019