Các bước triển khai để ứng dụng phần mềm SGIS Hospital Manager? Thời gian triển khai hệ thống?

Trả lời: Các bước triển khai cũng như thời gian triển khai ứng dụng phần mềm SGIS Hospital Manager phụ thuộc vào quy mô của cơ sở ứng dụng. Đối với một phòng khám đa khoa việc triển khai rất đơn giản và chỉ cần khoảng một tuần lễ là phòng khám đã có thể ứng dụng phần mềm vào thực tiễn. Đối với một bệnh viện lớn thì công tác triển khai đòi hỏi nhiều công sức và thời gian hơn. Sau đây là quy trình chung.

1.     Khảo sát, thu thập dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu bệnh viện

Dữ liệu cần khảo sát, thu thập: Nhân sự của bệnh viện (họ tên, năm sinh, đơn vị (khoa, phòng…) quản lý, học vị, chức danh, chức vụ, giấy phép hành nghề);  Khoa, phòng, ban và chức năng, nhiệm vụ của khoa, phòng, ban; Các kho dược-vật tư, chức năng của kho, quan hệ cấp thuốc-vật tư và nhận thuốc-vật tư giữa các kho; Danh sách phòng nội trú và giường bệnh của các khoa, mã chuyên khoa của giường và giá tương ứng, mã đăng ký với BHYT; Danh mục dịch vụ kỹ thuật, danh mục thuốc, vật tư, hoá chất, máu... bệnh viện đang sử dụng, ...

Cách thực hiện: Công ty SGIS  soạn sẵn mẫu khảo sát (mẫu điền thông tin) dạng Word hoặc Excel và gửi cho bệnh viện. Bệnh viện điền thông tin và gửi lại.

 Dù là điều tra, khảo sát bằng cách nào thì người cung cấp thông tin vẫn là bệnh viện (các khoa, phòng, kho…), do đó thời gian thực hiện công đoạn này phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ cung cấp thông tin (điền các phiếu khảo sát) của bệnh viện, thông thường từ 10 ngày đến 30 ngày.

2.     Hệ thống hóa dữ liệu được điều tra, bổ sung, hoàn thiện kết quả điều tra

 Công ty SGIS sẽ hệ thống hóa dữ liệu do bệnh viện cung cấp, đồng thời cử cán bộ trực tiếp đến công tác tại bệnh viện để bổ sung, hoàn thiện kết quả điều tra ở những mục cần thiết.

Thời gian thực hiện bước này mất từ 5 – 10 ngày.

3.      Xây dựng cơ sở dữ liệu ban đầu cho bệnh viện và cài đặt hệ thống lên máy chủ

Căn cứ vào dữ liệu được thu thập, được hệ thống hoá, công ty SGIS sẽ tiến hành:

-       Thiết kế logic cơ sở dữ liệu với cấu trúc mô phỏng đúng cơ cấu tổ chức của bệnh viện (hệ thống khoa, phòng, ban, hệ thống kho, nhân sự, các loại danh mục).

-       Cài đặt phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu (PostgreSQL, PostGIS) và các hàm cần thiết (hàm thủ tục trong DLL hoặc PL/SQL) lên máy chủ.

-       Thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu. Cập nhật các thông tin cơ bản ban đầu vào cơ sở dữ liệu: danh sách nhân sự; danh sách khoa, phòng, ban và đặc tính của chúng; danh sách hệ thống kho và đặc tính mỗi kho; danh mục dịch vụ kỹ thuật; danh mục thuốc, vật tư, hoá chất; số liệu kiểm kê kho ở thời điểm gần nhất...

-       Có ý kiến tư vấn bổ sung, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật CNTT của bệnh viện nếu thấy cần thiết.

Cơ sở dữ liệu tạm thời vận hành trên máy chủ của công ty SGIS tại Hà Nội trong quá trình thiết kế cũng như trong thời gian bệnh viện dùng thử phần mềm. Khi hệ thống được ứng dụng chính thức, cơ sở dữ liệu sẽ được cài đặt lên máy chủ mà bệnh viện yêu cầu.

Thời gian thực hiện bước 3 này mất khoảng 2 tuần.

4.      Đào tạo sử dụng tập trung cho người dùng

Tất cả cán bộ, nhân viên của bệnh viện trong tương lai trực tiếp tham gia sử dụng phần mềm đều phải qua lớp đào tạo, tập huấn tập trung. Cụ thể:

a)   Nhóm cán bộ công nghệ thông tin được đào tạo đầu tiên. Vì những cán bộ này tiếp sau đó sẽ tham gia hướng dẫn sử dụng cho những người khác nên họ sẽ được đào tạo sử dụng tất cả các tính năng của phần mềm cho đến lúc thành thạo tất cả các công đoạn.

b)  Các bác sỹ, điều dưỡng, cán bộ tiếp nhận bệnh nhân hàng ngày, kế toán thu phí, lập báo cáo thanh toán bảo hiểm y tế, cán bộ quản lý dược, cán bộ lập các loại báo cáo phục vụ quản lý nội bộ... sẽ được tổ chức thành lớp học. Thành phần trong mỗi lớp gồm những người cùng thực hiện công đoạn giống nhau trong quy trình khám, chữa bệnh (nghĩa là cùng sử dụng chung một số tính năng của phần mềm) và sẽ được đào tạo cài đặt phần mềm, sử dụng những tính năng phần mềm liên quan đến công việc hàng ngày của họ. Quy mô lớp phụ thuộc vào quy mô phòng học, có thể từ 30-60 người. Thời gian đào tạo mỗi lớp 01 ngày.

Tổ chức lớp và sắp xếp lịch học sẽ được tiến hành sao cho công tác đào tạo không ảnh hưởng đến hoạt động khám, chữa bệnh của bệnh viện. Nếu bệnh viện có hội trường và huy động được máy tính cho học viên thì có thể tổ chức đào tạo tại hội trường của bệnh viện, nếu không, nên thuê phòng học CNTT tại một trường đại học nào đó.

Tổng số thời gian đào tạo tập trung phụ thuộc vào số lượng lớp và cách bố trí lịch đào tạo.

5.     Dùng thử giai đoạn 1

Học viên sau khi được đào tạo sẽ bắt đầu dùng thử, làm quen (tiếp tục tự học) với phần mềm trên máy tính của mình có sự hỗ trợ trực tiếp của giảng viên, của cán bộ CNTT của bệnh viện hoặc gián tiếp thông qua điện thoại, phần mềm TeamViewer. Thời gian tự học nên vào buổi chiều, cuối ngày làm việc. Thời gian dùng thử giai đoạn 1 khoảng 1 tuần cho mỗi học viên sau khi được đào tạo tập trung.

6.     Hội thảo

Hội thảo sẽ được tổ chức dần cho từng khoa hoặc từng nhóm người dùng có sử dụng chung nhóm tính năng của phần mềm. Bộ phận nào được đào tạo tập trung trước sẽ được tổ chức hội thảo trước. Mục đích là giải quyết những vướng mắc mà người dùng gặp phải trong quá trình dùng thử phần mềm và đánh giá tính sẵn sàng ứng dụng chính thức. Thời gian hội thảo mỗi buổi từ 3 – 4 giờ.

7.   Dùng thử giai đoạn 2 (ứng dụng chính thức vào quản lý bệnh viện trước khi ký hợp đồng)

Bắt đầu sử dụng phần mềm cho quản lý công tác khám, chữa bệnh của bệnh viện. Trong quá trình sử dụng, có thể tổ chức hội thảo, đào tạo bổ sung cho từng bộ phận nếu bộ phận đó thấy cần thiết.

Ngoài sự hỗ trợ của cán bộ CNTT của bệnh viện, người dùng vẫn tiếp tục được sự hỗ trợ trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại, phần mềm TeamViewer từ phía cán bộ của công ty SGIS.

Thời gian dùng thử giai đoạn 2 này, thực ra là đã ứng dụng thực sự, kéo dài bao nhiêu tùy thuộc vào thỏa thuận giữa bệnh viện và công ty SGIS.

8.   Kết thúc giai đoạn dùng thử, tiến hành ký hợp đồng cung cấp dịch vụ sử dụng bản quyền phần mềm giữa hai bên

Nhìn chung, tổng thời gian từ khi bệnh viện và đại diện công ty SGIS thống nhất kế hoạch tiến hành triển khai cho đến khi kết thúc dùng thử giai đoạn 1 mất từ 45 ngày đến 90 ngày tùy theo quy mô bệnh viện và cách thức tổ chức, tiến độ của các công đoạn điều tra, khảo sát dữ liệu và đào tạo tập trung.